Prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów. Klasyfikujemy koszty ze względu na rodzaj działalności operacyjnej

a) Koszty działalności podstawowej - poniesione w związku, z prowadzona podstawową działalnością- np. dostawy wody, ciepła, en. el.

b) Koszty zarządu - poniesione przez administrację (zarząd pow. Wspólną np. eksploatacyjne)

c) Koszty pomocnicze - związane z utrzymaniem własnych służb (np. konserwatorzy)

d) Koszty sprzedaży: - związane ze sprzedażą np. najem pow. wspólnej na reklamę, najem lokali itp.

Upraszczając można podzielić (co też robimy przygotowując plany gospodarcze) koszty na:

I Koszty zarządu pow. wspólną

II Koszty remontów i wydatki na bieżącą konserwację

III Koszty przeglądów i napraw nieruchomości wspólnej

IV Opłaty za dostawy energii elektrycznej, cieplnej, gazu, wody w części wspólnej, antenę, windę.

V Koszty utrzymania porządku i czystości

VI Wynagrodzenie Administratora, członków Zarządu

VII Inne związane z nieruchomością wspólną.

Koszty ponoszone przez właścicieli związanych z utrzymaniem lokalu a pokrywanych przez opłaty wnoszone za pośrednictwem Wspólnoty.

I Koszty zakupu energii cieplnej zuĹźywanej na potrzeby lokalu (c.o. i c.w.u)

II Koszty wywozu odpadĂłw

III Koszty dostawy wody i odprowadzania ścieków na potrzeby lokalu

IV Koszty innych świadczeń indywidualnych obciążających właściciela lokalu.

Wspólnota powinna prowadzić księgowość w wersji uproszczonej.
Co to daje?

Przy naprawdę niewielkiej ilości faktur kosztowych (od 10 do 20 szt. miesięcznie) można je grupować w przejrzysty sposób tj. czytelny dla każdego właściciela.

Przejrzystość pozwala Zarządowi i firmie administracyjnej wytłumaczyć właścicielom zasadność zmniejszenia tub zwiększenia zaliczek (to drugie wymaga większych wysiłków) Właściciel widząc kształtowanie się kosztów będzie mógł łatwiej podjąć decyzję o zgodzie na większe zaliczki głosując na odpowiednia uchwałę.

Firma AKCENT' przedkłada właścicielom lub Zarządowi za rok ubiegły zestawienie kosztów w rozbiciu na poszczególne m-ce z dodatkowo naniesionymi przychodami. Przedkładamy też bilans za ubiegły rok i czytamy na zebraniu opracowane przez nas sprawozdanie finansowe.

Dla nas nie ma problemów jeśli właściciele zgodnie zresztą z ustawą o własności lokali uchwala inny sposób prowadzenia dokumentacji księgowej.